Politique en matière de conflits d'intérêts.

Cette politique résume les règles et dispositifs appliqués par le Bureau d’Assurances Aubert SA (« BAA ») afin d’identifier, prévenir et gérer les conflits d’intérêts susceptibles d’apparaître dans le cadre de ses activités. Elle complète notre obligation d’agir de manière honnête, équitable et professionnelle, au mieux des intérêts de nos clients.

1. CHAMPS D’APPLICATION & CADRE GENERAL

BAA exerce des activités de distribution d’assurances, notamment en assurances non-vie, assurances-vie avec ou sans composante d’investissement, épargne et placements assurantiels. BAA exerce également des activités d’intermédiation en crédits. La présente politique vise en premier lieu les activités de distribution d’assurances et est appliquée, par cohérence, aux activités d’intermédiation en crédits lorsque des situations comparables peuvent se présenter.

BAA est inscrit au registre des intermédiaires tenu par la FSMA en qualité de courtier d’assurances. Les informations d’inscription et les catégories d’activités peuvent être consultées dans le registre public de la FSMA.

La présente version est une information synthétique destinée aux clients. Tout complément d’information utile peut être obtenu sur demande et est communiqué sur support durable.

2. QU’EST-CE QU’UN CONFLIT D’INTERETS ?

Un conflit d’intérêts est une situation dans laquelle les intérêts de BAA, d’une personne liée à BAA, d’un assureur, d’un prêteur, d’un autre client ou d’un tiers peuvent diverger de ceux d’un client, avec le risque que les intérêts de ce client soient lésés.

Un conflit peut être réel, potentiel ou apparent. Il ne suppose pas nécessairement une faute : l’obligation de BAA est de l’identifier suffisamment tôt, de le prévenir ou de le gérer, et d’informer le client lorsque les mesures prises ne permettent pas d’écarter raisonnablement le risque d’atteinte à ses intérêts.

3. SITUATIONS SUSCEPTIBLES DE CREER UN CONFLIT D’INTERETS

Compte tenu de la taille et des activités de BAA, une attention particulière est notamment portée aux situations suivantes :

  • une rémunération, une commission, un avantage de portefeuille, une participation à une campagne commerciale, une formation ou tout autre avantage reçu d’un assureur, d’un prêteur ou d’un autre tiers, susceptible d’influencer une recommandation ;
  • une différence de rémunération entre produits, assureurs, prêteurs, options ou modes de distribution ;
  • un intérêt financier, professionnel, familial ou personnel d’un administrateur, dirigeant, collaborateur, sous-agent éventuel ou autre personne liée à BAA dans le choix d’un produit, d’un assureur, d’un prêteur ou d’un prestataire ;
  • la gestion d’un dossier concernant un proche d’un collaborateur ou une personne avec laquelle celui-ci entretient un lien susceptible d’altérer son objectivité ;
  • l’arbitrage entre les intérêts de plusieurs clients, notamment lors de la gestion de sinistres, de la négociation de garanties, de la recherche de financement ou de la répartition d’une ressource limitée ;
  • la réception ou l’offre de cadeaux, invitations, avantages, remises ou services pouvant créer une attente de contrepartie ;
  • l’exercice, par une personne liée à BAA, d’une activité externe, d’un mandat ou d’une fonction pouvant interférer avec ses obligations envers un client ;
  • l’utilisation ou la circulation d’informations confidentielles entre dossiers, activités ou personnes liées ;
  • le choix entre produits d’assurance, de crédit ou de placement lorsque l’intérêt économique de BAA ou d’un tiers diffère de l’intérêt du client.

4. MESURES DE PREVENTION & DE GESTION

BAA a mis en place des mesures organisationnelles et administratives proportionnées à son activité, destinées à assurer que l’intérêt du client reste prioritaire. Ces mesures comprennent notamment :

  • des instructions internes applicables aux administrateurs, dirigeants, collaborateurs et autres personnes liées à BAA ;
  • l’analyse des exigences et besoins du client avant toute recommandation, ainsi que la prise en compte, le cas échéant, de ses connaissances, de son expérience, de sa situation financière et de ses objectifs d’investissement ;
  • des règles de rémunération visant à éviter que la rémunération ou les objectifs de production ne conduisent à recommander un produit contraire à l’intérêt du client ;
  • un encadrement des cadeaux, invitations et autres avantages : ils doivent rester d’une valeur raisonnable, ne pas influencer la qualité du conseil et être refusés lorsqu’ils sont incompatibles avec l’intérêt du client ;
  • une obligation de déclaration des intérêts personnels, activités externes et liens familiaux pertinents ;
  • la confidentialité des données des clients et, lorsque nécessaire, des mesures de séparation dans le traitement des dossiers ;
  • le recours à une revue par une autre personne compétente lorsque la situation le justifie ;
  • la traçabilité des recommandations, des échanges significatifs et des mesures prises ;
  • la possibilité de confier le dossier à une autre personne, de s’abstenir ou de refuser le service demandé lorsque aucune mesure adéquate ne permet de protéger suffisamment le client ;
  • la sensibilisation régulière des personnes liées à BAA aux règles en matière de conflits d’intérêts.

5. REMUNERATIONS & AVANTAGES

Dans le cadre de l’intermédiation en assurances, BAA est généralement rémunéré par des commissions intégrées dans la prime ou par des rémunérations versées par les entreprises d’assurances. BAA peut aussi, selon les accords applicables, percevoir une rémunération liée au portefeuille confié ou à des tâches administratives ou de gestion accomplies pour le compte d’une entreprise d’assurances.

Dans le cadre de l’intermédiation en crédits, BAA peut percevoir une commission de l’organisme prêteur. Lorsqu’une rémunération est directement à charge du client, celle-ci est communiquée de manière claire avant la fourniture du service concerné.

BAA veille à ce que ces rémunérations et avantages ne compromettent pas son obligation d’agir au mieux des intérêts du client. La seule existence d’une commission ne détermine pas le conseil donné : les besoins du client, l’adéquation du produit et les caractéristiques pertinentes de la solution proposée restent déterminants.

6. TRAITEMENT D’UN CONFLIT D’INTERETS SPECIFIQUE

Toute personne liée à BAA qui identifie un conflit d’intérêts réel ou potentiel le signale sans délai à la direction ou à la personne désignée à cet effet. BAA évalue alors la situation, les risques pour le client et les mesures de prévention ou de gestion appropriées.

Lorsque les mesures organisationnelles ou administratives ne suffisent pas à garantir, avec une certitude raisonnable, que le risque d’atteinte aux intérêts du client sera évité, BAA informe le client avant d’agir en son nom. Cette information est transmise sur support durable et décrit au minimum :

  • la nature générale et la source du conflit d’intérêts ;
  • les risques que ce conflit peut faire peser sur les intérêts du client ;
  • les mesures prises pour limiter ces risques ;
  • le fait que les dispositifs mis en place ne suffisent pas à garantir, avec une certitude raisonnable, l’absence d’atteinte aux intérêts du client.

Le client conserve la liberté de décider de la suite à donner. Lorsque la protection du client ne peut pas être assurée de manière satisfaisante, BAA peut refuser d’exécuter le service ou de poursuivre l’intervention concernée.

7. REGISTRE, SUIVI & REVISION

BAA tient un registre des conflits d’intérêts effectifs qui comportent un risque d’atteinte aux intérêts d’un ou de plusieurs clients. Ce registre reprend notamment le signalement, l’analyse de la situation, les mesures décidées, l’information éventuellement transmise au client et le suivi du dossier.

La présente politique, la liste des conflits potentiels et le registre sont revus au moins une fois par an, ainsi qu’à chaque modification importante de l’organisation de BAA, de ses activités, de ses partenariats ou du cadre réglementaire. Les enseignements tirés des incidents ou conflits signalés sont utilisés pour adapter les procédures lorsque nécessaire.

8. CONTACT & RECLAMATIONS

Pour toute question relative à la présente politique ou pour obtenir un complément d’information sur support durable, vous pouvez contacter :

Bureau d’Assurances Aubert SA
Grand-Rue 47 - 6760 Virton
Tél. 063 57 93 17
E-mail : info@baa.be

En cas de réclamation relative à nos services qui ne trouverait pas de solution satisfaisante auprès de BAA, vous pouvez vous adresser au Service Ombudsman des Assurances, Square de Meeûs 35, 1000 Bruxelles, tél. 02 547 58 71, info@ombudsman-insurance.be

9. APPROBATION & DISPONIBILITE

La présente politique a été approuvée par la direction de BAA le 25 juin 2026. Elle est disponible sur demande et destinée à être publiée sur le site internet de BAA. Elle entre en vigueur à cette même date et remplace toute version antérieure relative au même objet.

Pour Bureau d’Assurances Aubert SA,

Sandra Hennon, directrice